Matriz de Requisitos para Licitaciones

Las columnas mínimas

• ID: una referencia estable para hablar del requisito sin confusión.
• Fuente: documento, sección y página exacta.
• Requisito: resumen fiel de una sola obligación.
• Tipo: legal, financiero, técnico, formulario, garantía, muestra, económico o entrega.
• Responsable: una persona, no “el equipo”.
• Fecha interna: anterior al cierre oficial y suficiente para revisar.
• Estado: no iniciado, solicitado, recibido, observado o aprobado.
• Evidencia: archivo, enlace o registro que permite comprobar el cumplimiento.
• Riesgo o pregunta: la duda que todavía puede afectar la oferta.

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Crea una fila por obligación

“Preparar oferta técnica” no es un requisito. “Adjuntar ficha del fabricante para la partida 4”, “demostrar experiencia mediante dos contratos” y “firmar el formulario indicado” sí lo son. Si un párrafo exige cuatro cosas, crea cuatro filas aunque estén en la misma página.

Esta separación permite asignar responsables distintos, detectar un bloqueo concreto y revisar sin volver a leer el expediente completo.

No uses “listo” para todo

Solicitado no significa recibido. Recibido no significa revisado. Revisado no significa aprobado para la versión final. Define estados que describan lo que ocurrió y acompáñalos con fecha.

Un certificado guardado en la carpeta equivocada sigue sin estar disponible para la oferta. Una cotización recibida puede traer otra unidad, moneda o plazo. El estado debe responder si la evidencia sirve para este proceso.

Relaciona técnica, precio y ejecución

Las filas no viven aisladas. Una especificación técnica depende de una ficha, fabricante y cotización. El precio depende de cantidad, impuestos, transporte, financiamiento y moneda. El plazo prometido depende de producción, importación y entrega.

Añade referencias cruzadas cuando una misma decisión afecta varios documentos. Si cambia el proveedor de una partida, sabrás qué ficha, autorización, precio y fecha deben revisarse otra vez.

Qué hacer cuando llega una adenda

Conserva la versión anterior del documento, registra la nueva como vigente y marca las filas afectadas. No sobrescribas silenciosamente la fuente. Una adenda puede cambiar fechas, cantidades, requisitos o formularios; cada dependencia necesita una segunda revisión.

La revisión final ocurre contra la matriz y contra los archivos

Filtra primero todo lo abierto, observado o sin evidencia. Después revisa cada fila aprobada contra el archivo final, no contra el borrador que alguien recuerda. Confirma nombre legal, proceso, lote, firma, vigencia, moneda y versión.

La matriz tampoco sustituye al expediente oficial. Si la hoja contradice el pliego o una adenda, corrige la hoja.